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INFORME EJECUTIVO DE EVALUACIÓN AL SISTEMA DE CONTROL
INTERNO VIGENCIA 2011
SUBSISTEMA DE
CONTROL ESTRATÉGICO
AVANCES:
Se ha evidenció que en la vigencia
del año 2011, en la gestión del CEFIT, se
verifico la implementación de
los 11 elementos que componen el subsistema de control
estratégico en
cada uno de sus
componentes. La encuesta de evaluación definida por el Departamento
Administrativo de la función publica,
contemplo para evaluar los elementos de este componente 58 preguntas;
las cuales permitieron medir la implementación e impacto de
cada elemento y una vez verificadas las
evidencias se concluyo que el CEFIT cumple con el 100% de aplicación de estos
elementos lo que se ve reflejado en la gestión institucional y el logro de los
objetivos propuestos. A continuación se describe brevemente
la implementación y aplicación de cada
componente con sus elementos:
·
Ambiente de
Control:
Acuerdos y protocolos
éticos: Definición de acuerdos, compromisos y protocolos éticos para cada
cargo, Existencia
del código de ética y
conocimiento del mismo por parte de los funcionarios a través de procesos de
inducción y reinduccion, no existen procesos disciplinarios relacionadas con
faltas éticas y los dictámenes de auditorias realizadas por entes de control
han sido favorables a la gestión.
Desarrollo
del talento humano Se tiene definido el proceso de gestión con
procedimientos
para la selección y
vinculación de personal, desvinculación, evaluaciones de desempeño, plan de
capacitación, plan de bienestar social laboral, procesos de inducción y
reinduccion, se tiene definidos perfiles para la selección del personal y el
reglamento interno de trabajo.
Estilo de Dirección. Se ha evidenciado
compromiso de la alta dirección en la implementación de los sistemas de
gestión; desde el
proceso de
Mejoramiento continuo se manejan y controlan las quejas, reclamos, sugerencias
y felicitaciones, al igual que la evaluación de implementación de las acciones
correctivas, preventivas y de mejora.
·
Direccionamiento
Estratégico
:
Planes y programas.
Se evidencio Planeación y seguimiento a la ejecución de planes de acción, de
compras, del presupuesto, plan operativo anual de inversiones, plan de desarrollo
institucional, desarrollo de proyectos de presupuestos participativos,
formalización de convenios nacionales e internacionales para el fortalecimiento
de
la gestión del CEFIT. Además en
el
proceso de direccionamiento organizacional se
tiene definido el marco estratégico de la institución;
Modelo de operación por procesos. Se evidenció la definición del
mapa de operación por procesos de la gestión institucional y tiene certificado
su sistema de calidad a través del ICONTEC la ultima auditoria
nuevamente de otorgamiento de certificación
en varias normas
fue en el mes de
diciembre de 2011.
Estructura
Organizacional. Se tiene claramente definida la estructura organizacional y
actualizados los manuales de funciones correspondientes a cada cargo, acode a
la normatividad legal de empleos públicos.
·
Administración de
Riesgos
: Se evidencio la definición del mapa de riesgos por cada uno de
los procesos definidos desde el sistema de gestión de calidad; se evidencio actualización
permanente a los riesgos y
seguimiento
a la implementación de las políticas definidas
para la administración de riesgos. El mapa de riesgos se construyo atendiendo
la metodología propuesta por el
Departamento Administrativo de la Función Publica.
La
calificación del subsistema de control estratégico quedo en 100%, se concluye
que los elementos de este subsistema
se
encuentran implementados y aplicados en un nivel óptimo.
DIFICULTADES:
Teniendo en cuenta las evidencias encontradas en el
proceso de evaluación de los elementos de cada componente del subsistema de
control estratégico, se concluye que a la fecha no se tienen identificadas
dificultades en la aplicación de estos elementos en la gestión del CEFIT.
SUBSISTEMA
DE CONTROL DE GESTIÓN
AVANCES:
En la vigencia 2011,
en la
gestión de la institución, se evidenció
la implementación de los 11 elementos que
componen el subsistema de control de gestión,
a través de las siguientes evidencias en cada uno de sus componentes, de
la siguiente manera:
·
Componente: Actividades
de control:
se tiene definidos los
procedimientos
para cada proceso del mapa de procesos, los cuales incluyen definición de
políticas de operación,
controles para evidenciar el
cumplimiento de dichas políticas; cada caracterización por proceso tiene
definido los
indicadores; en los
meses de junio y octubre de 2011 se realizo medición de indicadores y en los
meses de septiembre
y octubre se realizo
auditorias de calidad donde se verifico cumplimiento de procedimientos,
políticas de operación, de controles y de indicadores,
entre otros temas; se tiene elaborado y
aprobado el
Manual de Calidad
que contiene toda la documentación del
sistema de gestión integral (MECI y calidad, en el cual están incluidos los
procedimientos; dicho manual se encuentra en la versión 003, en la vigencia
2011, fue actualizado de acuerdo a revisión del sistema.
·
Componente Información:
Se
evidencio el cambio de aplicativos en
sistemas
de información para la gestión presupuestal, contable, de nómina manejo de
compras e inventarios e información académica, garantizando la integralidad,
razonabilidad,
y oportunidad y control
de la información para la adecuada toma de decisiones.
información primaria: Se
evidenció
definición de matriz de comunicaciones externa
manejada por el líder del proceso de comunicaciones
y control de correspondencia externa por
parte de la Directora de la institución.
información secundaria:
se tiene documentado la guía
para la Elaboración de Documentos, Procedimiento para el Control de Documentos,
Procedimiento para el Control de Registros, Listado Maestro de Documentos
Internos, Listado Maestro de Registros, Control de Correspondencia, matriz de
comunicaciones internas, tablas de retención documental implementadas.
·
Componente Comunicación
pública:
Para la
comunicación
organizacional, desde
el proceso de
comunicaciones, se tiene definido el plan de comunicaciones para cada año, con
informes de seguimiento a la ejecución, a
Matriz de Responsabilidades de
Comunicación Interna,
Encuesta de
Evaluación de la Eficacia de las Comunicaciones Internas, la cual fue aplicada
en la vigencia 2011 y se realizó el respectivo análisis de información. C
omunicación informativa, se tiene
definida la
Matriz de Responsabilidades
de Comunicación Externa,
Procedimiento
para la Atención de Quejas, Reclamos y Sugerencias; las cuales son controladas
por la líder del proceso de mejoramiento continuo, se tiene pagina web interactiva
con información actualizada permanentemente, se realiza rendición de cuentas a
entes de control
y demás entidades que
lo soliciten.
Medios de comunicación; se
tiene definido para la vigencia 2011 el
Plan Estratégico de Comunicaciones, se publica información a través de
Carteleras, Boletines, Periódicos, Página Web, pautas radiales y se evalúa el
impacto de cada medio a través de encuestas de conocimiento de la
institución
para acceder al servicio
educativo brindado por la institución.
La calificación
del subsistema de control de gestión quedo en 100%, se concluye que los
elementos de este subsistema
se
encuentran implementados y aplicados en un nivel óptimo.
DIFICULTADES:
Teniendo en cuenta las evidencias encontradas en el
proceso de evaluación de los elementos de cada componente del subsistema de
control de gestión, se concluye que a la fecha no se tienen identificadas
dificultades en la aplicación de estos elementos en la gestión del CEFIT.
SUBSISTEMA
DE CONTROL DE EVALUACIÓN
AVANCES:
En la vigencia 2011,
en la
gestión de la institución, se ha evidenciado la implementación de los 7
elementos que componen el subsistema de control de evaluación,
a través de las siguientes evidencias en cada
uno de los componentes:
·
Componente Autocontrol
: Se evidencio la
aplicación de la encuesta para la
autoevaluación
del control a cada funcionario, se realizó tabulación de información y
análisis de datos, lo que permite medir la aplicación del sistema de control
interno en la gestión de cada funcionario.
La autoevaluación de la gestión se realiza a través de la realización de
comités con seguimiento a compromisos a través de actas, se realiza revisión
por la dirección a los procesos definidos para la gestión del CEFIT y se
realiza para cada vigencia la evaluación institucional
de gestión por dependencias, para evaluar el
cumplimiento de los compromisos de cada funcionario suscritos en el plan de
acción institucional y planes de acción individuales; A través del proceso de
mejoramiento continuo se evalúa la implementación de acciones correctivas,
preventivas y de mejora producto de los hallazgos de las auditorias.
·
Componente
Evaluación independiente:
Se evidencio que
en cada vigencia se realiza por parte de la funcionaria de control interno la
evaluación al sistema de control interno,
atendiendo las directrices del DAFP.
Auditoria
Interna: Desde el proceso de evaluación independiente se tiene documentados
los procedimientos para realizar las auditorias de control interno
y las auditorías internas de calidad; Se
evidencio realización de estos tipos de auditorías en la vigencia 2011, de las
cuales se han documentado planes de mejoramiento para subsanar hallazgos. Se
evidencio informes del MECI cada 4 meses, a partir del mes de julio de 2011
·
Componente Planes
de Mejoramiento:
Se evidencio la elaboración
del
plan de mejoramiento institucional para la vigencia 2011, el cual
contiene
acciones a implementar que son
transversales a varios procesos y tienen relación directa con los objetivos
institucionales, dichas acciones son detectadas por informes de auditorías
internas y externas, informe de revisión por la dirección. Igualmente se
elaboró el
plan de mejoramiento por
procesos
con acciones definidas para
cada proceso, producto de auditorías
internas y externas, informe de revisión por la dirección. Se evidencio
informe de seguimiento a estos planes de mejoramiento
. Los planes de mejoramiento individual se realizan a los
funcionarios de la planta de cargos que obtuvieron en la evaluación de desempeño
una calificación inferior a 4 y a los docentes que obtuvieron en la evaluación
de desempeño realizada por los estudiantes, una calificación inferior a 4. Se
evidencio realización de estos planes de mejoramiento e informes de
seguimiento, los cuales han permitido tomar decisiones a la Representante legal
de la institución.
La
calificación del subsistema de control de Evaluación, quedo en 100%, se
concluye que los elementos de este subsistema
se encuentran implementados y aplicados en un nivel óptimo.
DIFICULTADES:
Teniendo en cuenta las evidencias encontradas en el
proceso de evaluación de los elementos de cada componente del subsistema de
control de Evaluación, se concluye que a la fecha no se tienen identificadas
dificultades en la aplicación de estos elementos en la gestión del CEFIT.
ESTADO
GENERAL DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO.
La
evaluación
a la aplicación del Modelo
Estándar de Control Interno MECI 1000:2005 del CEFIT y del sistema de gestión
de calidad, realizada para la vigencia 2011, obtuvieron una calificación de
100% porcentaje que permite concluir que estos modelos en el CEFIT,
se encuentra en un desarrollo óptimo.
Se
destaca en la vigencia 2011 la renovación de los certificados de calidad
en las normas técnicas
NTC GP1000: 2009 – ISO 9001: 2008
y
otorgamiento de las normas técnicas
NTC
5555
y NTC 5581 para los
programas técnicos de gastronomía
internacional, auxiliar administrativo y auxiliar contable, lo que garantiza a
la comunidad estudiantil diseños curriculares acordes a las necesidades
del sector productivo; dicha certificación
les permite a los estudiantes de estos tres programas técnicos acceder a
contratos de aprendizaje por el que reciben remuneración y fácil acceso
a créditos y ayudas del ICETEX.
Se
considera que
la implementación y
aplicación de los modelos de gestión de calidad y control interno en la
institución han permitido mejorar la gestión de sus procesos ya que se
evidencio en los funcionarios públicos, compromiso con la implementación de los
componentes del MECI
y de los procesos
del sistema de calidad en la gestión institucional. Se puede concluir que el
CEFIT está en la
ruta del mejoramiento
continuo de su gestión; además es importante resaltar la celebración de
convenios y alianzas internacionales con instituciones prestigiosas de los
países de Argentina, Perú y Chile, lo que permite el fortalecimiento de la
gestión institucional.
La Asesora de Control Interno en cumplimiento de su
función de evaluación independiente continuará realizando el seguimiento para
verificar permanentemente la aplicación efectiva y el impacto de los sistemas
de gestión en el CEFIT.
RECOMENDACIONES
Continuar con la evaluación permanente para verificar
la aplicación e impacto generado por la
implementación de los sistemas de gestión en el CEFIT (Modelo estándar de
control interno MECI 100:2005 y sistema de calidad bajo las normas
certificadas); Se recomienda la continuidad del compromiso permanente por parte
de
la alta dirección y de los
funcionarios de la institución en la aplicación de estos modelos en la gestión
institucional para continuar mejorando cada día mas en el cumplimiento del
propósito que le ha sido encomendado al CEFIT.
Es importante aclarar que la rendición de cuentas a la ciudadanía
sobre la gestión de la institución se rinde a través de la Alcaldía del
Municipio de Envigado.
Este informe fue revisado y aprobado
por la Directora de la institución la doctora
Lina María Restrepo Garcés
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